Minäkin ihmettelin nuorena että mitä virkaa niillä oikein on, puolen vuoden kuluttua ymmärsin paremmin. Se on vähän niin kuin työnantajien vika että aloin kallistua vasemmalle päin.
Täältä yksi ääni tehostamiselle. Ja soutajien määrän lisäämiselle perämiesten määrän kustannuksella.
Turhiin töihin voi kulua viidennes työajasta
Lääkäriltä menee aikaa tilastointiin, opettajalta tietojärjestelmien kanssa tuhraamiseen. Kerromme, millaisia turhia töitä työpaikoilla tehdään.
Ura 14.6.2015 2:00 Päivitetty: 16.6.2015 7:45
Terhi Hautamäki
Janne Harju
Nuori lääkäri listaa turhia töitään: hän taistelee toimimattomien tietojärjestelmien kanssa, etsii kadonneita tutkimusvälineitä ja kuluttaa aikaa kaavamaiseen potilaskäyntien tilastointiin.
"Turhauttavalta tuntuvat myös työt, jotka kuuluisivat toiselle ammattiryhmälle. Aikaa kuluu kohtuuttomasti itse potilastyöltä, jos lääkäri joutuu järjestelemään välineistön, toimimaan ilman avustajaa steriilisti ja siivoamaan kaikki jäljet. Samassa ajassa olisi avustajan kanssa voinut hoitaa usean potilaan", lääkäri valittelee.
Myös huonot työtilat aiheuttavat ylimääräistä työtä.
Työntekijöiden kuunteleminen auttaa
Apulaisprofessori Marko Kesti Lapin yliopistosta vähentäisi turhaa työtä yksinkertaisella ratkaisulla: kuunnellaan työntekijöitä.
"Paras tapa lisätä tuottavuutta on kysyä työntekijöiltä kehitysideoita. Niistä valitaan muutamia, joita lähdetään toteuttamaan", Kesti sanoo.
Kesti mainitsee Oulun Rosso-ravintolan, jonka työilmapiiri oli ennen kehityshanketta koko valtakunnallisen ketjun huonoin.
Kun ravintola lähti toteuttamaan henkilökunnan ideoita ja esimiehille annettiin työnohjausta, työilmapiiri parani huimasti.
Erilaiset kriisipalaverit päällikön kanssa jäivät pois, ja aikaa jäi enemmän itse työhön. Asiakastyytyväisyys kasvoi, myyntikate parani ja keskiostos eli keskimääräinen tilauksen summa nousi selvästi.
Kestin mielestä lähiesimiesten pitäisi saada nykyistä enemmän tukea. Moni joutuu hoitamaan esimiehen tehtäviä ilman koulutusta ja usein oman työnsä ohessa.
"Lähiesimies on kuitenkin kaikkein tärkein tuottavuuden tekijä, tuottavuuden portinvartija", Kesti sanoo.
"Minulla oli pitkään liian pieni ja suorastaan vaarallinen työhuone. Siellä törmäili helposti esineisiin ja joutui jatkuvasti siirtelemään tutkimuspöytää sekä työskentelemään epäergonomisissa asennoissa", lääkäri kertoo.
Hän uskoo, että riittävillä resursseilla voitaisiin parantaa monia epäkohtia.
Lääkärin kokemukset ovat sitä, mitä Lapin yliopiston apulaisprofessori Marko Kesti kutsuu työssä sähläämiseksi.
Pari vuotta sitten uutisoitiin Kestin tutkimusryhmän laskelmasta, jonka mukaan Suomessa sählätään työpaikoilla vuosittain jopa kymmenen miljardin euron edestä, jopa viidennes työajasta.
Sählääminen ei tarkoita työntekijöiden tekemiä virheitä. Se tarkoittaa sitä, kuinka töissä käytetään aikaa toisarvoiseen puuhasteluun, koska työt on järjestetty huonosti eikä motivaatio ole kohdallaan.
Tehdään kyseenalaistamatta asioita, joita on aina ennenkin tehty. Käytetään aikaa dokumentointiin ja raportointiin, josta ei opita mitään.
"Työajan hukka estää hyödyntämästä kaikkea osaamista ja innovatiivisuutta, jota työntekijöillä olisi. Henkilöstöllä on hiljainen tieto siitä, että en tee nyt tärkeintä hommaani, vaan jokin muu olisi tärkeämpää", Kesti sanoo.
Kestin mukaan sähläämisen syynä on usein kiire. Halutaan olla tehokkaita, mutta koskaan ei ole aikaa pysähtyä miettimään, miten asiat tehtäisiin paremmin.
Jatkuvat väen vähennyksetkään eivät tehosta työtä. Kestin mukaan yritykset eivät laske sitä henkisen pääoman katoa ja työmotivaation laskua, joka irtisanomisista seuraa. Todellinen kapasiteetin menetys voi olla paljon suurempi kuin vähennys henkilötyövuosina.
Kymmenen miljardin kulu sähläämisestä kuulostaa hatusta vedetyltä, mutta sitä on oikeasti teorian tasolla laskettu.
Kesti on tutkimusryhmänsä kanssa kehittänyt analyysityökalun, jolla yhdistetään yrityksen talous- ja henkilöstötiedot työhyvinvoinnista kerättyihin tietoihin. Pyrkimyksenä on laskea euroina, mitä investointi työelämän laatuun yritykselle tuottaa.
Työelämän laatua mitataan henkilöstökyselyllä, joka painottaa työn imua ja suoriutumista.
Marko Kestin mukaan työpaikoilla tehdään nykyisin paljon hyvinvointikyselyitä, jotka mittaavat pikemminkin työpahoinvointia tai sen puutetta.
Kyselyt nostavat epäkohtia esille, mutta eivät anna työkaluja ongelmien korjaamiseen. Pahimmillaan lomakkeiden täyttelystä tulee vain yksi turha työ lisää.
HS kysyi lukijoiden kokemuksia turhista töistä. Vastauksissa tuli esiin hyödyttömiä kokouksia, tyhjänpäiväisiä arviointeja ja monenlaista raportointia. Moni kokee käyttävänsä paljon aikaa asioihin, jotka ovat pois niin sanotusta oikeasta työstä.
Voi tietenkin kyseenalaistaa, mitä se oikea työ on. Tietotyö on pirstaleista. Luova työ ei etene suoraviivaisen tehokkaasti. Ajatusten pallottelu kokouksissa on usein olennainen osa itse työtä.
Yksi turhan työn piirre on ainakin se, että toistetaan samaa kaavaa ilman, että se edistää mitään:
"Olen vuosia toivonut muutosta oman yksikön viikkopalavereihin, jotka ovat vain ja ainoastaan exceliin tuijottamista. Ihmetellään myyntilukuja ja tarjouskantaa, mutta sanallakaan ei puututa keinoihin, joilla tavoitteisiin voitaisiin päästä", kuvaa yritysmaailmassa työskentelevä ylempi toimihenkilö.
Jotkut kokevat avokonttorin hälyn aiheuttavan sähläämistä. Toimihenkilöliitto Pron toissa vuonna toteuttamassa tutkimuksessa kävi ilmi, että keskeytykset haukkaavat noin neljänneksen toimihenkilön työajasta.
Yliopistonlehtori taas pitää turhana työnä pakollisia, kahdenkeskisiä istuntoja esimiehen kanssa:
"Yhdessä esimiehen kanssa täytetään monisivuinen henkilökohtaisen suoriutumisen arvio. Tämän lomakkeen perusteella maksetaan palkka, vaikka palkka on jo määritetty työhön tullessa. Jotta voitaisiin arvioida henkilön suoriutuminen, pitää lomakkeelle keksiä kaikenlaisia perusteluja sille, miksi näin maksetaan", hän kuvailee.
Samalla tavoin esimiehen kanssa tehdään työsuunnitelma. Tunnit pitää viilata niin, että ne täsmäävät tavoitteen kanssa, vaikka todellinen työaika voi olla jotain ihan muuta.
"Numeroita pyöritellään edestakaisin, kunnes saavutetaan tuo tavoiteltu vuosituntimäärä."
Turhat työt haittaavat jopa mielenterveyttä. Viime vuonna julkaistun tanskalaisen tutkimuksen mukaan tarpeettomilta tuntuvat työtehtävät nakertavat työntekijöiden itsetuntoa ja ammatti-identiteettiä ja lisäävät stressiä.
Tutkimuksen mukaan turha työ kuormitti etenkin yli 45-vuotiaiden mielenterveyttä.
Työterveyslaitoksen viime vuosikymmenen puolella toteuttamassa Terve mieli työssä -hankkeessa tuli niin ikään esiin, että "ei kuulu mulle" -työt ovat iso ongelma työpaikoilla.
Työterveyspsykologi Sirkku Kivistön johtama tutkimusryhmä kutsui tällaisia töitä toisarvoistaviksi. Huonosti organisoidut, itselle kuulumattomat tai työvälineiden kehnosta kunnosta johtuvat tehtävät aiheuttavat stressiä ja arvostuksen puutteen tunnetta.
Yksi ikuinen turhautumisen kohde ovat takkuilevat tietojärjestelmät. Digitalisaation ajatuksena on se, että kaikki byrokraattiset hommat sujuisivat kuin itsestään varsinaisen työn lomassa. Näin ei kuitenkaan ole käynyt läheskään kaikilla työpaikoilla, ainakaan vielä.
Valtiolla tutkittiin viime vuonna, että jopa kymmenesosa henkilöstön työajasta valuu hukkaan tietokoneongelmien vuoksi.
Monella työpaikalla eletään vielä murrosvaihetta, jossa työt tehdään turhan monimutkaisesti.
Yksi HS:n vastaajista, nuorehko opettaja, kertoo esimerkin.
Hän suunnittelee opetuksensa ensin opetusryhmän taulukkoon. Sitten hän vie samat opetustunnit luokkatilan varausjärjestelmään. Tämän jälkeen ne viedään opiskelijahallintajärjestelmään opiskelijoiden nähtäviksi ja seuraavaksi sähköiseen kalenteriin, jota opettajien täytyy pitää ajan tasalla.
Koska työ on liikkuvaa eikä työvälineinä ole mobiililaitteita, hänen täytyy kirjata opetus myös paperikalenteriin. Opetus tulee lisäksi kirjata henkilökohtaiseen työsuunnitelmaan.
Jos opettaja haluaa suunnitella opetustaan etätyönä, siitä pitää vielä erikseen tehdä tarkka tuntisuunnitelma esimiehen hyväksyttäväksi.
"Jos alkuperäiseen suunnitelmaan tulee muutos, kaikki nämä vaiheet pitää kelata uudelleen läpi. Jos tämän lisäksi vielä ehdin suunnitella opetuksen sisältöä, onnittelen itseäni", opettaja toteaa.
Turhat työt ehkä vähenisivät, jos niiden kustannukset tehtäisiin työpaikoilla näkyviksi. Yksi HS:n kyselyyn vastaajista ehdottaa, että sisäisellä laskutuksella päästäisiin eroon turhista kokouksista.
Kokouksia järjestäville henkilöille voitaisiin antaa vuodeksi tietty summa, kokouspotti. Kokouksen hinnaksi laskettaisiin jokaisen osallistujan tuntipalkka sivukuluineen kerrottuna kokouksen kestolla.
"Jos potti kuluu loppuun, henkilöllä ei ole oikeutta järjestää kokouksia ennen kuin hän saa uuden potin. Tämä pakottaa hänet tarkkaan harkitsemaan kokouksen tarpeellisuuden, keston ja sen, ketä kutsutaan", lukija ehdottaa.
http://www.hs.fi/ura/a1434080409934
Menipäs toi teksti omitusesti tuonne lainaukseen.